GestoriaWeb 2.0

-->

-->

-->

-->

¿Qué es la factura electrónica?

Según el MITYC, la facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Por otra parte, el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.

De todo ello se deduce que para emitir facturas electrónicas hace falta un ordenador con conexión telemática -Internet, por ejemplo-, una aplicación que sea capaz de remitir la factura como documento electrónico y un certificado de firma electrónica reconocido con el que firmar la factura para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Para la recepción de facturas electrónicas, hace falta igualmente un ordenador con conexión telemática y es recomendable una aplicación en la que archivar las facturas recibidas ya que es obligación del destinatario conservarlas durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria.

¿Hay algún estándar de factura electrónica en el mercado español?

Sí, Facturae, que es el que ha adoptado la Administración General del Estado y sus organismos vinculados o dependientes y ha de ser utilizado por los proveedores de la misma así como por las empresas que tengan que presentar facturas -por ejemplo para justificar las subvenciones- en la AGE, en sus organismos públicos vinculados o dependientes.

¿Qué es Facturae?

Es el esquema diseñado conjuntamente por la Agencia Estatal de Administración Tributaria y el Centro de Cooperación Interbancaria. En relación con los formatos y con objeto de garantizar la interoperabilidad entre las empresas, y entre éstas y la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes, se ha considerado conveniente determinar un estándar a utilizar en las facturas electrónicas por lo que en la Orden de Presidencia 2971/2007 de 5 de octubre se adopta el esquema Facturae que será de obligado cumplimiento desde el 1 de agosto de 2009 para todos los suministradores de la AGE que no puedan presentar cuenta abreviada de Pérdidas y Ganancias y para todas las empresas sin excepción a partir del 1 de noviembre de 2010.

¿Qué es un certificado de firma electrónica?

Según la Ley 59/2003 de 19 de diciembre, “La firma electrónica constituye un instrumento capaz de permitir una comprobación de la procedencia y de la integridad de los mensajes intercambiados a través de redes de telecomunicaciones”

¿Qué certificados son válidos para facturar electrónicamente?

En la página de la AEAT se establece: “Las e-facturas deberán incorporar medios que garanticen la autenticidad e integridad de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA, así como en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica. Para ello, pueden utilizar firma electrónica empleando cualquiera de los certificados acreditados por la Agencia, a efectos del cumplimiento de obligaciones tributarias formales por medios telemáticos.”

Por todo ello, EdasFacturas permite la confección de facturas como tradicionalmente se venía haciendo y es en el momento de la remisión cuando el usuario elige el formato: papel, PDF o factura electrónica Facturae. Para facilitar el consentimiento del destinatario, EdasFacturas valida la firma electrónica en origen de manera que lo que recibe el cliente es un fichero XML – Facturae firmado, un PDF para visualizar el contenido de manera legible y el fichero de validación que garantiza que el certificado de firma utilizado estaba en vigor y no había sido revocado, cancelado o suspendido. Si el destinatario dispone de EdasFacturas, el archivo de dicha factura y todos sus ficheros relacionados es automático evitándose así errores humanos y garantizándose su conservación y consulta posterior.

Obligaciones legales del expedidor

1. Reglamento sobre Facturación Electrónica

La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el

Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.

2. Creación de la factura

Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.

3. Firma electrónica reconocida

4. Remisión telemática

5. Conservación de copia o matriz de la Factura

Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas.

También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición:

“Se entiende por Matriz de una factura (…) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas…”

6. Contabilización y anotación en registros de IVA

7. Conservación durante el período de prescripción

8. Garantía de accesibilidad completa

Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:

• visualización,
• búsqueda selectiva,
• copia o
• descarga en línea e impresión.

Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoría e inspección de las facturas electrónicas. (Artículo 9 del RD 1496/2003)

9. Subcontratación a un tercero

Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

Obligaciones legales para el destinatario

1. Recepción de la factura por medio electrónico

• Verificación de los contenidos mínimos exigibles y
• Verificación segura de la firma electrónica.

Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que:

“el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”.

A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados.

2. Contabilización y anotación en registros de IVA.

3. Conservación durante el período de prescripción.

4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:

• visualización,
• búsqueda selectiva,
• copia o
• descarga en línea e impresión.

5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

¿Qué es la digitalización certificada?

Es la técnica que permite convertir documentos en papel a formato digital asegurando que la imagen es fiel e íntegra y que el resultado de la digitalización no puede ser modificado. Este término ahora mismo se aplica sólo a la conversión de formato de las facturas en papel y es el procedimiento mediante el cual estas facturas se pueden transformar a formato digital, conservando su valor fiscal.

Ha sido regulada de forma detallada en la Orden Ministerial EHA/962/2007 de 10 de abril aunque ya se preveía en el RD 1496/2003 de 28 de noviembre. Los aspectos formales se describen en la Resolución de 24 de octubre de 2007. En la exposición de motivos del RD 1496/2003 de 28 de noviembre, se recoge: “La directiva (comunitaria) impone a los Estados miembros la obligación de admitir la utilización de las nuevas tecnologías, tanto en la remisión de facturas como en su conservación”.

Posteriormente, en el mismo RD, artículo 19 sobre Obligación de conservación de facturas o documentos sustitutivos y otros documentos en el punto.2. se indica: “Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por este reglamento.” lo que ha llevado a la AEAT a incluir como requisito del procedimiento de digitalización certificada la obligación de generar una base de datos de facturas digitalizadas por período fiscal para garantizar que las imágenes y los datos en ella contenidas no puedan ser modificadas.

Para poder efectuar la conversión de formatos de papel a digital, ha sido determinante la firma electrónica que identifica al firmante y garantiza la integridad del contenido del fichero firmado.

Por todo ello, la digitalización certificada no sólo es posible sino recomendable por los grandes ahorros que genera este nuevo sistema de conservación que obligatoriamente ha de permitir el acceso completo a la información entre cuyas prestaciones se encuentra la visualización, la búsqueda selectiva, la copia o descarga en línea y la impresión.

¿Qué funcionalidades ha de tener un sistema de digitalización certificada?

De acuerdo con lo establecido en la Resolución de 24 de octubre:

1.- Ha de utilizar formatos estándares de uso común que garanticen la independencia de la plataforma tecnológica, eviten su obsolescencia y aseguren el acceso a las imágenes digitalizadas.

2.- El nivel de resolución de las imágenes digitalizadas ha de ser como mínimo de 200 ppp y por ello esto debe ser controlado por la aplicación.

3.- La aplicación de digitalización certificada tiene que asegurar que la imagen de la factura digitalizada sea fiel e íntegra. Además, cada factura ha de ser un único fichero, ya tenga una o varias páginas.

4.- El proceso de digitalización efectuará sin intervención del usuario y de forma desatendida:

* Digitalización de la imagen en memoria

* Proceso de optimización de la imagen para garantizar su legibilidad

* Asociación a cada factura de la referencia identificativa de la homologación concedida por al AEAT y de los metadatos exigidos por la AEAT (marca de tiempo, nombre y nº de versión de la solución homologada)

* Firma del fichero que contiene la imagen y los metadatos. La firma podrá efectuarse con un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización que será invocado por el software de digitalización certificada. El fichero, con la imagen resultante y sus metadatos, debe permanecer inalterado desde este instante.

5.- Es imprescindible para la homologación, que la aplicación incluya un Plan de Gestión de la Calidad que describa las operaciones de mantenimiento preventivo y las comprobaciones rutinarias que garanticen que el software de digitalización produce imágenes fieles e íntegras.

6.- Una vez digitalizadas y firmadas todas las facturas, al cierre del período fiscal se generará una base de datos documental en la que se conservará por cada documento digitalizado, un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros registro: Arts. 62 y siguientes del RD 1624/1992 de 29 de diciembre.

7.- Dicha base de datos documental se firmará con cualquiera de los sistemas de firma electrónica contemplados en la Ley 59/2003 de 19 de diciembre para garantizar su integridad e inalterabilidad. Las firmas pueden ser firma electrónica, firma electrónica avanzada y firma electrónica reconocida.

8.- Las facturas contenidas en la base de datos documental tienen que tener acceso completo y sin demora que es aquel que posibilitará la consulta en línea a los datos y las imágenes, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos vinculados, la copia o descarga en línea de los formatos originales y la impresión a papel.

Es importantísimo resaltar que El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.

¿Qué beneficios aporta la digitalización certificada?

Uno de los más llamativos es la eliminación del archivo físico pero además de éste podemos señalar el ahorro de tiempo en la consulta y explotación de la información de las facturas, la posibilidad de : exportar todas las facturas con sus datos contables a contabilidad o al asesor fiscal; efectuar auditorías de cuentas sin tener que buscar y mover papel; atender a las actuaciones fiscales de inspección.

Al poder destruir las facturas en papel, este se recicla con el consabido ahorro para el medio ambiente.

¿En cuánto se cuantifican los ahorros de la digitalización certificada?

Hay diversos estudios de costes en el mercado que oscilan entre 7,88 € y 3 € por factura. Es evidente que cuanto mayor es la empresa, más claros están los costes. Además, si la organización es grande, los controles están más dispersos afectando a almacén, compras, producción, tesorería, finanzas, etc. Por ello, si a la digitalización certificada le sumamos la posibilidad de integrarse automáticamente con el flujo de aprobación, los ahorros son enormes.

Si además, la solución de digitalización certificada homologada es capaz de entenderse con sistemas OCR de extracción automática de datos contables, el automatismo significará una clara mejora en los procesos de negocio actuales sin por ello exigir grandes inversiones ni cambios profundos en los mismos Obviamente, para ello, la solución de digitalización certificada deberá ser capaz de entenderse con escáneres de alta producción capaces de digitalizar grandes volúmenes de facturas.

GestoriaWeb: Extranet/Intranet para gestorías.

Aplicación oline que soluciona la presencia y promoción e Internet de su gestoría, productos y servicios.

Por un lado incluye una página web de última generación en la que sus clientes potenciales encontrarán toda la información sobre su gestoría. Es una plataforma organizada semánticamente separando contenido de presentación, lo que facilita mucho el posicionamieto en Google y Yahoo.

Está página Web funciona sobre su propio nombre de dominio e incluye un gestor de contenido multiidioma para que Vd. mismo, sin necesidad de conocimientos avanzados,  pueda cambiar fácilemente  textos e imágenes de su propia Web.

Por otro lado, la aplicación GestoriaWeb incluye una Intranet que funciona en un servidor con certificado de seguridad SSL, de acceso privado para Vd. y sus clientes. Entre otras muchas cosas, esta Intranet le servirá para que sus clientes le suban las facturas para ser procesadas. Una vez procesadas, Vd. podrá subir el “Fichero de conservación” generado por EdasFacturas. Así, este servidor servirá de fichero digital de facturas ajustado a la normativa exigida por la agencia tributaria.

¿Por qué confiar en la solución que me ofrece BIT MULTIMEDIA?

Somos Distribuidores Certificado por ZeroComa para la venta de sus productos. Eso significa que hemos pasado unos exámenes por parte de la empresa que nos validan como interlocutores y formadores válidos. La aplicación EdasFacturas obtuvo el Premio Nacional Mejor Software de Facturación Electrónica. Cuando muchos estaban desarrollando la idea de Digitalización Certificada,  ZeroComa fue la tercer empresa  en tener el software  Homologado por la Agencia Tributaria .

LES OFRECEMOS EL MEJOR PRODUCTO, AL MEJOR PRECIO Y CON EL MEJOR SERVICIO TÉCNICO.